Materialien

Allzu oft passiert es, dass man den Überblick über Materialen verliert, die man dringent für Beratungen benötigt. Man führt kleine Ordner in denen die Unterlagen sortiert werden. Aber ist das sinnvoll? Wie wollen Sie schnell herausfinden, wem Sie alles Unterlagen zu bestimmten Erkrankungen gegeben haben, geschweige denn schnell herausfinden, wo man diese nachbestellen kann, sollten sie zur Neige gehen?

Dazu wurde in beBob die Materialien-Übersicht im InHouse eingeführt. Hinterlegen Sie alle Materialien (auch gescante Unterlagen) und verwalten diese mit Hinweisen zum Inhalt, Anzahl der vorrätigen Exemplare, Verleger und ISBN. Diese Materialien können dann schnell und einfach mit wenigen clicks einzelnen Terminen bzw. Beratungen zugewiesen werden, so dass Sie immer wissen, welchem Klienten Sie welche Materialen gegeben haben.

Verlieren Sie nicht den Überblick!

Datensicherung

In regelmäßigen Abständen sollte Sie Ihre Daten sichern! Immer wieder kann es vorkommen, dass eine Festplatte ausfällt oder Sie aus anderen Gründen nicht mehr mit Ihrem Computer arbeiten können und Daten verloren gehen. Das darf nicht passieren. In beBob sind Ihre täglichen Geschäftsdaten enthalten. Ein katastrophaler Schaden würde entstehen, wenn Sie diese Daten nicht schützen.

Ein Schutz ist nun eine regelmäßige Sicherung dieser Geschäftsdaten, wie Kundenadressen, Laborwerte, Anamnesen und gespeicherte Dokument. Dazu kann es mehrere Wege geben, einer ist die Sicherung über die beBob-Administration.

In der Administration enthalten ist ein Link namens „Sicherung der Daten“. Betätigen Sie diesen und Sie wechseln in die Maske für die Sicherung Ihrer Geschäftsdaten. Geschäftsdaten sind also Ihre Klientendaten und alle Daten, die Sie zu einem Klienten, ob Patient, Firma oder Arzt in beBob speichern, beispielsweise in beBob importierte Dokumente und erstellte Rechnungen.

Die Maske zeigt alle beBob-Tabellen mit der Anzahl der enthaltenn Datensätzen, so dass Sie auch einen kleinen Überblick erhalten, wie umfangreich Ihr Datenbestand überhaupt ist. Selektieren Sie den Link „Export der Sicherungsdaten“ (also Ihrer zu sichernden Geschäftsdaten) und geben Sie einen Speicherort an, dass ist der Ort, an dem die Sicherungsdatei hinterlegt wird. Diese Sicherungsdatei ist eine SCOPELAND-Exportdatei – kurz *.sef.

Diese Exportdatei können Sie immer wieder in beBob einlesen. Also auch dann, wenn Sie beBob von Ihrem Rechner deinstallieren, um es auf einen neuen Rechner zu installieren. Sichern Sie sich einfach Ihre Geschäftsdaten aus dem „alten“ beBob und importieren diese in das „neue“ beBob. So einfach!

Achtung! Speichern Sie die entstehende Sicherungsdatei unbedingt auf einem anderen Medium als Ihrer Festplatte, wo Sie auch beBob installiert haben. Ansonsten ist der Schutz der Datensicherung nicht gegeben.

Berichte über Berichte

In dem vergangenem Monat sind nun wieder einige Bericht hinzugekommen, von denen hier 2 kurz vorgestellt werden.

Der erste Bericht listet Ihnen alle Einzelberatungen und Geruppenschulungen eines bestimmten Monats und unterteilt diese in Einzelberatungen für Personen/Klienten (mehrmalige Beratungen, direkte Abrechnung mit Klient) und/oder Einzelberatungen in Unternehmen/Firmen bzw. bei Ärzten, wo Sie die Patienten meist nur einmalig sehen (hier erfolgt eventuell eine Abrechnung zu dem beauftragendem Unternehmen und nicht direkt mit der zu beratenden Person – beispielsweise bei Mitarbeiterschulungen).

Der zweite Bericht zeigt Ihnen die Personenanzahl je Einzelberatung. Nehmen Sie an, Sie wollen sehen, wie viele Personen insgesamt an einer Erstberatung teilgenommen haben – dann die Anzahl der Personen, die an einer Folgeberatung, wie der 2. Beratung teilnahmen und/oder wieviel Personen insgesamt 4 Beratungen wollten usw.

Diese Berichte sind ab dem Update Februar 07 enthalten.

Geburtstag!

beBob vergisst nun nichts mehr! Selbst die Geburtstage Ihrer Klienten werden fein säuberlich neben Ihren Terminen in der Wochenübersicht angezeigt – so auch Notizen und Wiedervorlagen bzw. Erinnerungen.

Layout angepasst

Ab heute erscheint beBob wieder im frischen Glanz! Auf ins neue Jahr!

Fahrtkosten geltend machen!

Ab jetzt können zu einem Termin Fahrtkosten hinterlegt werden. Dazu einfach eine Adresse zum Termin hinterlegen und in die Übersicht der Fahrtkosten wechseln.

Sie können Kosten zu verschiedenen Sachverhalten geltend machen, wie dass Sie mit dem eigenem PKW unterwegs waren bzw. mit der S-Bahn oder mit einem Mietwagen. In einem Katalog in der Administration hinterlegen Sie Kilometerpauschalen zu den Auftraggebern für die Kostenabrechnung. Wenn Sie nun eine neue Fahrtkostenabrechnung anlegen und die Kilometer angeben (bzw. werden diese automatisch aus bereits hinterlegten Abrechnungen übernommen), erzeugt das System auf Wunsch eine Rechnung mit errechnetem Endbetrag aus Kilometern und Pauschale für die Abrechnung. Die Abrechnung an sich, erfolgt wie bei einer normalen Rechnung. D.h. Sie können diese Drucken oder einer Sammelrechnung beifügen.

Alle Fahrten werden für eine eventuelle Jahresabrechnung in einem Bericht zusammen efasst, falls Sie die Fahrten beispielsweise an das Finanzamt weitergeben müssen. Wählen Sie einfach das entsprechende Jahr und exportieren den Bericht nach MS Excel, wo Sie ihn für eine Weitergabe an Ihre Anforderungen anpassen können.

Hilfe!

Es ist geschafft – auch beBob verfügt nun endlich über eine eigene Online-Hilfe. Immer wenn Sie in einer beBob-Übersicht nicht weiter wissen, klicken Sie einfach auf den Link „?Hilfe“ oben rechts im Hauptmenü und eine Hilfebeschreibung zur aktuellen Übersicht wird angezeigt.

Sollte die Hilfe keine Ihrer Fragen beantworten, so schreiben Sie einfach eine E-Mail an beBob und Ihnen wird „geholfen“ werden! Suchen Sie nach Antworten auf Ihre Fragen über die Index-Eingabe, d.h. geben Sie Ihren Suchbegriff ein und selektieren „suchen“. Wir hoffen, dass Ihnen diese -Hilfe- helfen kann.

Auto-Vervollständigung der Terminplanung

Alle Daten, die Sie zu einem Klienten bzw. einer Firma hinterlegen werden bei der Terminplanung automatisch übernommen. So wird der Ort (Adresse) des Termins automatisch durch den Wohnort des Klienten bzw. Standort der Firma ersetzt. Das gleiche geschieht auch mit der abzurechnenden Krankenkasse. Sie können die Daten jederzeit verändern und sind nicht an die Vorgaben gebunden. Beispielsweise wenn der Termin in Ihren Räumlichkeiten stattfindet.

Dokumentvorlagen

Alle Dokumente, die Sie in beBob drucken können, setzen sich aus einer Dokumentvorlage und den in beBob enthaltenen Daten zusammen. Sie werden also zum Zeitpunkt des Druckes zusammengeführt, wie bei einer Hochzeit. Die Standardvorlagen sind noch „roh“ und benötigen den gewissen Grad der Anpassung – nach Ihrem Geschmack oder den Dokumenten, die Sie bereits einsetzen.

Die Dokumente werden mit Hilfe von MS Word angezeigt und gedruckt, weshalb Sie im Allgemeinen erst einmal MS Word zur Ansicht und zur Bearbeitung benötigen.

Die Vorlagen-Verwaltung, die die Dokumentvorlagen zu Rechnung, Laborwerte und Anamnese enthält, finden Sie im Programmteil „Administration“ über das Hauptmenü.

Sie können sich alle Vorlagen ansehen und gegebenenfalls anpassen. Selektieren Sie dazu die entsprechende Vorlage und den Button „Dokument anzeigen“ – die Vorlage wird nun in MS Word geladen.

Ändern Sie die Vorlage nach belieben, jedoch achten Sie auf die Word-Formularfelder (graue Felder). Diese dienen als Anhaltspunkt für beBob, um die Vorlage mit Daten zu füllen. Diese sollten Sie also nicht löschen – nur verschieben.

Wenn Sie mit Ihren Änderungen fertig sind, einfach die Vorlage in MS Word speichern, also den „speichern“-Button betätigen. „Speichern unter“ ist nicht notwendig. Danach wechseln Sie zurück in beBob und betätigen dort ebenfalls den „speichern“-Link und die Vorlage wird automatisch zurück in die beBob-Datenbank geschrieben – das war’s, das Dokument wird nun in der Form gedruckt, wie Sie es hinterlegt haben.

Sie können auch eigene Dokumente einspielen, achten Sie jedoch auf die Richtigkeit der Formularfelder, ohne die keine Daten beim Druckvorgang in das Dokument integriert werden können. Selektieren Sie die entsprechende Vorlage in beBob, die Sie überschreiben wollen und selektieren mit der „rechten Mouse-Taste“ den Button „Dokument anzeigen/Dokument speichern“ in der Vorlagen-Verwaltung.

Selektieren Sie einfach „Aus Datei zuweisen“ -> wählen Ihr eigenes Dokument, das Sie einspielen wollen -> und selektieren „speichern“. Nun wird bei jedem Durckvorgang Ihre entsprechende Vorlage geladen und mit den Daten aus beBob gefüllt. Das ist die Vorlagen-Verwaltung.

Berichte – Termine

Ein Punkt der bislang vernachlässigt worden ist, sind die Berichte. Wohl eines der wichtigsten Arbeitsmittel überhaupt! Nur hier erfahren Sie übersichtlich und strukturiert, wie Sie bzw. Ihre Mitarbeiter arbeiten. Einnahmen, Ausgaben, „Produktivität“.

Berichte sind meist statisch und beziehen sich auf einen bestimmten Sachverhalt. Das ist auch gut so – diese Berichte müssen nicht durch Sie konfiguriert werden, Sie müssen auch keine Abfragen selbst erzeugen, um Daten aus dem System zu erhalten. Die Daten werden sofort fertig angezeigt – Sie schauen nur noch. Die andere Form in beBob sind semi-dynamische Berichte, die Sie selbst anpassen können – je nach dem, was Sie wissen wollen.

Solch ein Bericht ist die Termin-Übersicht.

Hier wird explizit von Ihnen erwartet, dass Sie mit den Suchkriterien Ihren Bericht zusammenstellen.

Sie sehen in der Standardsicht alle Daten zu Ihren Terminen. Stellen wir uns vor, Sie wollen sehen, welche Termine bei welchen Auftraggebern in einem bestimmten Monat stattgefunden haben und wie oft.

Entfernen Sie alle Häkchen in den Suchkriterien und haken Sie „Auftraggeber“ und „Beratungsdaten“ an. Sie sehen nun nach dem aktualisieren des Berichts die Anzahl der Termine Ihrer Auftraggeber für den Monat September.

Sie können die Ausgabe auch anders gestallten, je nach dem, was Sie anhand Ihrer hinterlegten Termine wissen wollen. Beispielsweise auch wie oft ein bestimmter Mitarbeiter für einen Auftraggeber tätig war. Oder aus welchen Stadtbezirken Sie die häufigsten Aufträge erhalten. Experimentieren Sie!